در دانشگاه بعضي وقت‌ها از شما خواسته مي‌شود به‌جاي مقاله، گزارش بنويسيد و دانشجويان معمولا نمي‌دانند منظور از گزارش دقيقا چيست. همين اتفاق در محيط كار هم مي‌افتد و وقتي مديران ارشد از كارمندان تقاضاي گزارش مي‌كنند، خيلي از افراد نمي‌دانند چه بايد بنويسند. در اين مقاله مي‌خوانيد كه چطور يك گزارش بنويسيد. سَردرگمي در نوشتن گزارش بيشتر به سبك نوشتن مربوط مي‌شود و اينكه چه چيزهايي بايد در مقاله گنجانده شوند، از چه زباني استفاده شود، تعداد صفحات آن چقدر باشد و نكاتي از اين دست. در اينجا مي‌خواهيم بعضي از اين موارد را شفاف‌سازي كرده و چند توصيه براي گزارش نويسي آموزش دهيم.
گزارش چيست؟
در موارد تحصيلي گاهي واژه‌هاي مقاله و گزارش با هم تداخل پيدا كرده يا به‌جاي يكديگر استفاده مي‌شوند. اما در تجارت، محيط‌هاي علمي يا فني و در محيط كار بيشتر به گزارش نياز است. مقاله با بحث و استدلال سَر و كار دارد، در حالي كه گزارش بر حقايق تمركز مي‌كند. اصولا گزارش يك سند مختصر و مفيد است كه براي هدف و مخاطبي خاص نوشته مي‌شود، معمولا مشكل يا موقعيتي را تجزيه و تحليل مي‌كند و براي اقداماتي كه در آينده بايد صورت گيرند، توصيه‌هايي ارائه مي‌دهد. گزارش با واقعيت‌ها سر و كار دارد، بنابراين بايد شفاف و خوش‌ساخت باشد.
ملزومات ساختار و محتواي گزارش در هر سازمان يا هر بخشي متفاوت است و در زمينه‌ي تحصيلي نيز به درس و استاد بستگي دارد، پس بهتر است قبل از اينكه شروع به نوشتن كنيد، ببينيد آيا دستورالعمل خاصي وجود دارد يا نه؟
گزارش ممكن است شامل همه يا چند مورد از موارد زير باشد:توصيفي از ترتيب رويدادها يا موقعيت‌ها؛تفسيري از مفهوم و اهميتي كه اين رويدادها دارند، اين تفسير مي‌تواند از ديدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و يا از جانب افراد ديگر باشد كه در اين صورت حتما بايد ارجاعي به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛ارزيابي حقايق يا نتايج تحقيق‌تان؛بحث در مورد نتايج احتمالي اقدامات آتي؛توصيه‌ي شما در مورد اقدامات آتي؛نتيجه‌گيري؛مسلما همه‌ي اين موارد در هر گزارشي ضروري نيستند. اگر مي‌خواهيد گزارشِ كاري بنويسيد، حتما بررسي كنيد آيا دستورالعمل يا ساختار خاصي هست كه بايد از آن پيروي كنيد يا نه. مثلا در بريتانيا خيلي از سازمان‌هاي دولتي دستورالعمل‌هاي از پيش تعيين‌شده‌اي براي نوشتن و ارائه‌‌ي گزارش به مقامات مافوق دارند كه بايد حتما در هنگام يادداشت گزارش از آنها پيروي كرد.
بخش‌بندي و شماره‌گذاري در گزارش نويسي
گزارش بايد به‌گونه‌اي طراحي شده باشد كه اطلاعات را با ساختار منظمي در اختيار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتي را كه به دنبالش هستند به‌آساني و به‌سرعت پيدا كنند. به اين منظور گزارش بايد به بخش‌ها و زيربخش‌هاي مرتبط تقسيم شود و فهرستِ محتويات داشته باشد. شماره‌گذاري صفحات هم مهم است. در برنامه‌هاي واژه‌پرداز (مثل Microsoft Word) مي‌توانيد فهرست محتويات و سرتيترها را اضافه و صفحات را شماره‌گذاري كنيد. همچنين اين برنامه‌ها قابليت اين را دارند كه وقتي گزارش‌تان را ويرايش و بخش‌هايي به آن اضافه يا كم مي‌كنيد به صورت خودكار به‌روز شوند.
براي كسب اطلاعات در خصوص تاريخ امروز چند است كافيست وارد سايت يار شويد.
براي خواندن ادامه اين مطلب اينجا كليك كنيد.