برگه ها و مدارك بي اهميت را دور بريزيد.
اينكه هر كاغذي به دستتان رسيد را ذخيره كنيد، منطقي نيست. نگاه كنيد كه آيا برگه اي كه پيش رويتان است محتواي ارزشمندي دارد؟ آيا با پروژه اي مرتبط است؟ و يا در آينده مورد نيازتان قرار خواهد گرفت؟ اين برگه ها و اسناد غير قابل استفاده فقط شما را سردر گم مي كند و چون اتلاف زمان براي پيدا كردن برگه اي كه واقعا مهم است، نتيجه ديگري ندارد.
پوشه ها و پرونده هاي مختلف را گروه بندي كنيد.
پرونده هايي كه مرتبط به يكديگر هستند را در يك فايل قرار دهيد و اسمي براي آن انتخاب كنيد كه معرف محتواي آن باشد. حتي مي توانيد از كد رنگ (كالر كدينگ) براي دسته بندي پرونده ها استفاده كنيد تا در يك نگاه به راحتي گروه مورد نظر را پيدا كنيد.
پرونده هاي مرتبط به هم را يكجا نگهداري كنيد.نامه هاي مرتبط به هم، اسناد پروژه اي مشخص، صورت جلسه مشتريان و يا اسناد و قراردادها را كنار هم در يك پوشه قرار دهيد. با اين كار به راحتي مي توانيد برگه مورد نظرتان را از ميان انبوه كاغذهاي بايگاني آنلاين شده پيدا كنيد.
برگه هاي مربوط به وظايف انجام شده را از برگه هاي وظايف ناتمام جدا كنيد.
اينكه روي ميز كارتان پر باشد از برگه هاي مربوط به كارهاي ناتمام، اصلا انرژي خوبي روي ميز كارتان به گردش درنمي آورد. سعي كنيد در بازه هاي زماني مشخص، ميز كارتان را بررسي كنيد و اسناد و پرونده هاي ناتمام يا تمام شده را تفكيك و به محل بايگاني برگه هايتان منتقل كنيد. براي يكپارچه سازي و مديريت بهتر اسناد و مدارك نرم افزار هايي نظير نرم افزار بايگاني ، اتوماسيون آنلاين و… توليد شده اند كه در اين زمينه نقش به سزايي دارند.
پوشه ها بيش از ظرفيت شان پر نكنيد.
اگر تعداد زيادي برگه يا پرونده را در يك پوشه قرار دهيد، روند بايگاني را از حالت منظم و منطقي خود خارج مي كنيد. بهتر است آن را دسته بندي كنيد و به زيرگروه هاي كوچكتري تقسيم كنيد. مثلا موضوعات را الفبايي جدا كنيد يا پرونده ها را بر حسب سال و …
هدف از اين كار داشتن يك فهرست مرتب از اسنادي است كه بايگاني كرده ايم. به گونه اي كه هر پوشه در برگيرنده پرونده هاي مشخصي باشد. دقت كنيد اگر قرار است در يك پوشه كمتر از پنج سند يا برگه قرار گيرد، از تشكيل آن صرف نظر كنيد.
براي تبديل تاريخ، كسب اطلاعات در خصوص تقويم انلاين و ... مي توانيد وارد سايت جذاب يار شويد و نهايت لذت را ببريد.