تاثير استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري در سازمان ها

ظهور نرم افزار اتوماسيون اداري به منظور ارائه راهكارهايي يكپارچه در زمينه فناوري اطلاعات بوده است. همواره حجم بالاي مكاتبات و گردش نامه هاي اداري و همچنين اسناد در ادارات، سازمان ها و موسسات اداري معضلي براي اين ارگان ها بوده است.هرگونه ضعف در سيستم مكاتبات اداري موجب مي شود نه تنها با اتلاف وقت و مصرف انرژي بالا مواجه شويم بلكه هزينه هاي بسيار بالايي را متحمل شده و در عين حال كارايي كمتري را نيز بدست آوريم. پياده سازي راهكارهاي سازمان هاي الكترونيك در سازمان ها و ادارات به شكل اصولي، آنها را تبديل به سازمان بدون كاغذ خواهد كرد. اين امر ضمن مشاركت در حفظ هر چه بيشتر محيط زيست، سازمان ها را به مراكزي با سرعت عملكرد بالا و كارآمد تبديل مي كند. در ادامه به برخي از مهمترين تاثيرات پياده سازي اين سيستم ها بر روي سازمان‌ها مي‌پردازيم.

يكي از بديهي ترين و با اهميت ترين امور در سازمان ها ارتباطات است. نمي توان از تاثير فناوري اطلاعات بر روي ارتباطات در سازمان ها و تغييراتي كه در سازمان ها ايجاد كرده است چشم پوشي كرد. با توجه به افزايش وسيع تعاملات دروني و بيروني سازمان ها، نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازمان ها، نظارت بر ارتباطات، بررسي پيشرفت كارها و مواردي از اين قبيل چالش هاي جديد سازمان ها هستند. منبعد مديريت و رسيدگي به اين حجم از امور به روش هاي سنتي، خارج از توان مديران خواهد بود.

فناوري اطلاعات راهكارهاي تازه اي براي حل اين چالش ها پيش روي سازمان ها و مديران قرار داده است. نرم افزار اتوماسيون اداري يكي از پركاربردترين سيستم هاي اطلاعاتي در سازمان هاست. اين سيستم در كنترل گردش اطلاعات، سازمان ها را ياري مي دهد. اين سيستم با ابزارهاي متنوع ارتباطي مانند ارسال، دريافت و ارجاع نامه ها و دستورالعمل ها، پيام هاي شخصي، و نامه هاي الكترونيكي به بهبود ارتباطات در سازمان ها كمك شاياني مي كند.

اتوماسيون اداري به تمامي سيستم هاي الكترونيكي اي خطاب مي شود كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان ها را برقرار و يا تسهيل مي كنند. با توجه به اينكه حجم انبوهي از امور روزمره سازمان ها امور دفتري هستند ميتوان گفت تمامي كاربران در هر سطحي از سازمان با آن سروكار دارند. نرم افزار اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري در حوزه امور دفتري و درنتيجه ارتباطات مكتوب خدمت بزرگي كرده است.  از مهمترين تاثيرات نرم افزار اتوماسيون اداري فراگستر در ارتباطات سازماني مي توان به كاهش هزينه مسافرت ها و طي مسافت هاي طولاني، ارتباطات به موقع و بهتر، نگهداري بهتر سوابق و … اشاره كرد.

براي كسب اطلاعات بيشتر مانند دانستن تاريخ امروز يا تبديل تاريخ ميلادي به شمسي كافيست وارد سامانه يار شويد.

براي خواندن ادامه اين مطلب جذاب كافيست اينجا كليك كنيد.