يا در محل كارتان اوراق و اسناد زيادي داريد كه نامنظم روي هم تلنبار شده و هر روز هم اوراق جديدي به قبلي ها اضافه مي شود؟ آيا فكر منظم و مرتب كردن اين توده حجيم، شما را نگران مي كند؟ آيا دسته بندي اسناد و اوراق را نشدني مي دانيد؟اما آرشيو كردن بدون نرم افزار بايگاني يا نرم افزار آنلاين بايگاني خيلي كار سختي نيست، اتفاقا برعكس مي تواند خيلي هم لذت بخش هم باشد، با نظم دادن به اين اوراق آشفته، افكار و كارهايتان نيز منظم شده و با انرژي و تمركز بيشتري مي توانيد كارهايتان را بهتر انجام دهيد.
1. اسناد را بررسي كنيد.
ابتدا همه اوراق و اسناد را بررسي كنيد تا مشخص شود بايگاني آنلاين كدام اسناد و اوراق ضروري است، كدام اسناد را مي توان ديجيتالي و با نرم افزار بايگاني تحت وب نگهداري كرد، بايگاني چه اسنادي ضروري نيست و دور ريختن آنها مشكلي ندارد. بررسي اسناد موجب صرفه جويي در فضا مي شود و مي توان از اوراق جديد بيشتري نگهداري كرد. زماني را براي بررسي اسناد خود در نظر بگيريد تا هر سند و مدركي كه براي شما نياز نيست را دور بريزيد و فضاي بيشتري براي خود ايجاد كنيد.
2. از آرشيو ديجيتالي استفاده كنيد.
بايگاني بعضي اسناد و مدارك الزام قانوني ندارد اما براي انجام امور مختلف نياز داريم تا آنها را آرشيو كنيم. لازم است بدانيد كه ديجيتالي كردن اسناد و مدارك و استفاده از نرم افزار بايگاني اولين گام اساسي براي جلوگيري از خطرات احتمالي از بين رفتن اطلاعات شركت است كه خيال سازمان را از هميشگي بودن اطلاعات آسوده مي كند.معمولا توصيه مي شود اين نوع اسناد را اسكن كرده و به صورت ديجيتالي مثلا با نرم افزار آنلاين بايگاني، آرشيو كرد. يادتان نرود كه نسخه كاغذي مدارك را نيز نگه داريد زيرا هر دو آنها در نبود ديگري مورد استفاده قرار مي گيرد. از بايگاني آنلاين و نرم افزار بايگاني تحت وب نيز مي توان استفاده كرد.
3. از جعبه هاي بايگاني استفاده كنيد.
جعبه هاي بايگاني بايد متناسب با وزن و سايز محتوياتشان باشند. كيفيت و مرغوبيت جعبه هاي بايگاني بسيار مهم است، براي حفظ سلامت و ماندگاري بيشتر اسناد و مدارك، جعبه هاي بايگاني بايد مستحكم و بادوام باشند. جعبه هاي بايگاني سايز بزرگ را مي توانيد براي نگه داري چندين پوشه، زونكن، پاكت، كلاسور، فايل و پوشه آويز استفاده كنيد تا فضاي مكان بايگاني شما بهينه شود.
براي دانستن امروز تاريخ چندم است، فكس اينترنتي رايگان، تبديل تقويم و ... كافيست وارد سايت يار شويد.
براي خواندن ادامه اين مطلب كافيست اينجا كليك كنيد.