تعريف واحد دبيرخانه :
واحد اداري خاصي از يك شركت يا سازمان كه وظيفه ثبت نامه هاي وارده، ثبت نامه هاي صادره، بايگاني نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبيرخانه سنتي كليه مكاتبات اداري در دفتر انديكاتور ثبت و ضبط مي شود.
قوانين و دستورالعمل هاي مكاتبات اداري در ايران مشخص و تدوين شده مي باشد. مسئول دبيرخانه با تمامي اين دستورالعمل ها بايد آشنايي داشته باشد و به بهترين نحو ممكن وظايف خود را انجام مي دهد. هر يك از بخش هايي كه در يك سازمان فعاليت مي كنند كارهاي مشخص شده اي را بر عهده دارند كه بايد با دقت آنها را انجام دهند.
به طور كلي اگر بخواهيم اين بخش مهم را در يك سازمان تعريف كنيم بايد بدانيد مسئوليت آن مديريت و منترل مكاتبات اداري در سازمان ها مي باشد. امروزه از آنجايي كه بيشتر فعاليت هاي سازمان ها الكترونيكي شده است، اين بخش از سازمان ها هم كارشان بسيار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترين نرم افزار دبيرخانه رايگان مناسب مي توانند مديريت و گردش نامه هاي سازمان را انجام دهند