اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطالعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطالعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطالعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روشهای دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و لوازم و تجهیزات مصرفی ایجاد شود.
اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل
می کند.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. میتوان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران(اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژهپردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی (نظیر سیستم های مدیریت اسناد) هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معموال
مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار میگرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص میداد، ولی هیچ گاه
مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهرهوری قرار نگرفته بود.